La présente déclaration explique quelles données personnelles sont traitées dans le cadre de l'exploitation de la Plateforme, à quelles fins, qui y a accès et quels sont vos droits.
1. Responsable du traitement
Digital Systems Sàrl, exploitant de la plateforme Kolabimo (KOLABIMO.CH).
Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits : contact@digital-systems.ch.
2. Répartition des rôles
La Plateforme est un outil professionnel utilisé par des agences immobilières et des promoteurs. Il convient de distinguer deux situations :
- Données des comptes et des sociétés inscrites (identité professionnelle des Utilisateurs, données de la société, journal d'activité, données techniques) : l'Exploitant en est responsable du traitement.
- Données saisies par une Agence ou un Promoteur au sujet de ses propres clients (dossiers, références, éventuelles coordonnées) : l'Agence ou le Promoteur en est responsable du traitement ; l'Exploitant agit alors comme sous-traitant, sur instruction et pour le compte de celle-ci.
Il appartient à chaque Agence et à chaque Promoteur de disposer d'une base légale pour les données qu'il saisit et d'informer ses propres clients.
3. Données traitées
a. Données de compte
- prénom, nom, adresse e-mail professionnelle ;
- mot de passe, conservé exclusivement sous forme chiffrée (hachage) — jamais en clair ;
- rôle et rattachement à une société ;
- préférences de notification ;
- date de dernière connexion ;
- acceptation des Conditions générales (date et version) et prise de connaissance de la présente déclaration (date).
b. Données de la société inscrite
- raison sociale, adresse e-mail, téléphone, adresse postale, localité, pays et région ;
- personne responsable ou de contact ;
- logo et site internet, le cas échéant ;
- autorisation éventuelle d'afficher le logo sur les pages publiques (et sa date) ;
- paramètres d'intégration technique (clés d'accès, adresse de webhook), lorsqu'ils sont configurés.
c. Données relatives aux dossiers (options et réservations)
La Plateforme est conçue pour fonctionner avec un minimum de données personnelles concernant les clients finaux. Seule une référence de dossier est obligatoire ; celle-ci peut être un simple code ne permettant pas d'identifier la personne.
Les champs suivants sont facultatifs et ne sont renseignés que si l'Agence ou le Promoteur choisit de le faire : nom, prénom et adresse e-mail du client. S'y ajoutent, le cas échéant, le montant du versement, les dates du dossier, le notaire et des remarques libres.
d. Journal d'activité et données techniques
- actions effectuées (création d'une option, changement de statut, annulation, etc.), avec leur date et heure ;
- auteur de l'action et société à laquelle il appartenait au moment de celle-ci ;
- adresse IP associée à l'action ;
- contenus téléversés : photographies, plans, documents, annonces et messages échangés entre professionnels ;
- cookie de session strictement nécessaire au maintien de la connexion (aucun cookie publicitaire, aucun traceur tiers à des fins de mesure d'audience).
4. Finalités du traitement
- fournir l'accès à la Plateforme et gérer les comptes ;
- permettre la collaboration entre professionnels : partage de biens, options, réservations, suivi des dossiers ;
- adresser les notifications et rappels d'échéance liés au fonctionnement des dossiers ;
- assurer la traçabilité des actions (journal), à des fins de transparence, de coordination et de résolution des différends entre professionnels ;
- garantir la sécurité de la Plateforme et prévenir les usages abusifs ;
- établir des statistiques d'utilisation et améliorer le service ;
- respecter les obligations légales applicables.
Les données ne sont utilisées ni à des fins de publicité, ni de profilage, ni de prospection commerciale de la part de l'Exploitant, et ne sont pas vendues à des tiers.
5. Destinataires
a. Autres utilisateurs de la Plateforme
Les données relatives aux biens, aux dossiers et aux actions sont visibles par les autres professionnels selon les accès et partages configurés : le Promoteur concerné, les Agences mandatées et, en cas de partage, l'Agence destinataire.
Lorsqu'un partage est configuré comme cloisonné, l'identité de l'Agence destinataire n'est pas révélée aux autres intervenants, notamment au Promoteur.
b. Prestataires techniques (sous-traitants)
- Hébergement : les serveurs et la base de données hébergeant la Plateforme ;
- Envoi des courriers électroniques : Infomaniak Network SA (Suisse), pour l'acheminement des notifications par e-mail ;
- Automatisations : lorsque des scénarios d'automatisation sont activés, certaines informations relatives aux dossiers peuvent transiter par ce service.
c. Systèmes tiers activés par l'Utilisateur
Lorsqu'une Agence ou un Promoteur active une interconnexion (API ou webhook) vers son propre logiciel de gestion, des informations relatives aux biens et aux dossiers sont transmises à ce système. Cette transmission relève de la responsabilité de l'Utilisateur qui l'active. Les notifications techniques transmises ne contiennent pas l'identité du client final.
d. Autorités
Des données peuvent être communiquées aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.
6. Lieu du traitement
Les données sont traitées en Suisse ou dans l'Espace économique européen. En cas de recours à un prestataire situé hors de ces territoires, l'Exploitant s'assure de l'existence de garanties appropriées.
7. Durée de conservation
- Données de compte et de société : pendant toute la durée de la relation, puis supprimées ou anonymisées, sous réserve des délais légaux de conservation ;
- Dossiers (options, réservations) : pendant la durée nécessaire au suivi commercial et à la justification des opérations, conformément aux obligations légales applicables ;
- Journal d'activité : conservé en écriture seule pour garantir la traçabilité des actions. La suppression d'un dossier n'efface pas les entrées correspondantes, qui sont conservées détachées de celui-ci ;
- Sauvegardes : les sauvegardes de la base de données sont conservées pour une durée limitée, à des fins de restauration en cas d'incident.
8. Sécurité
L'Exploitant met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment : chiffrement des communications (HTTPS), stockage des mots de passe sous forme de hachage, cloisonnement des accès selon les rôles et les partages, authentification des intégrations techniques par clé, sauvegardes régulières de la base de données.
Aucun système n'offre toutefois une sécurité absolue. Il appartient à chaque Utilisateur de protéger ses identifiants et de révoquer les accès des collaborateurs ayant quitté son organisation.
9. Vos droits
Conformément à la législation applicable, vous disposez notamment des droits suivants :
- accès : obtenir des informations sur les données vous concernant ;
- rectification : faire corriger des données inexactes ;
- effacement : demander la suppression de données, sous réserve des obligations légales de conservation et des données nécessaires à la traçabilité ;
- opposition : vous opposer à certains traitements ;
- retrait du consentement : notamment pour l'affichage de votre logo sur les pages publiques, révocable à tout moment depuis les paramètres de votre compte ou par e-mail, le retrait étant effectif dans un délai maximal de 10 jours ouvrables ;
- portabilité : recevoir certaines données dans un format exploitable.
Pour exercer ces droits : contact@digital-systems.ch. Une vérification de votre identité peut être demandée.
Si vos données ont été saisies sur la Plateforme par une Agence ou un Promoteur (par exemple en tant que client d'une agence), votre demande doit en principe être adressée directement à cette société, qui en est responsable. L'Exploitant peut vous orienter vers elle.
Vous avez également le droit d'adresser une réclamation au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
10. Modification de la présente déclaration
La présente déclaration peut être adaptée en fonction de l'évolution de la Plateforme ou du cadre légal. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, identifiée par son numéro et sa date.